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多项目管理的三大关键成功因素

日期:2020-12-07 16:37 作者:Dynamics 阅读数:
组织实施多项目管理(MPM)的其中一个关键原因是为了提高项目的效率和管理水平。项目管理办公室(PMO)经理的预期产出,除了满足时间、成本、绩效和顾客需求外,还包括组织资源的有效利用。以下是影响多项目管理的三大关键成功因素,希望能对大家有所帮助。
 
多项目管理的三大关键成功因素
 
能力方面
 
PMO管理者的胜任力是整体效能的重要预测因子。为了有效地管理多个项目,PMO经理应该具备一系列能力,帮助他们精通领导单个项目,并在其职责范围内协调多个项目。
 
对于重要的个人项目,PMO经理应该具备行政、个人、人际、业务和技术能力。
 
1.行政能力指的是项目经理在计划、组织和控制项目方面的知识、技能和经验。
2.个人能力是项目经理的内在品质(如有组织、负责、积极主动、成熟和灵活)。
3.项目经理与其他项目利害关系人互动的知识、技能和经验被称为人际能力,这对项目经理来说至关重要,因为他们经常不得不在没有直接权力的情况下对项目团队成员施加影响。
4.业务能力包括项目经理在处理项目的业务/战略方面的知识、技能和经验,具备商业意识、以客户为中心、战略思维和利润/成本意识。项目管理中,业务能力的重要性已经增加,这是由于在商业社区中接受项目作为基本业务工具的增长的结果。
5.技术能力是指项目经理与项目产品的技术方面相关的知识、技能和经验。
 
具备多项目能力(如多任务处理、同时进行的团队管理和跨项目过程)会对协调项目有所帮助。一旦PMO经理精通多任务处理,他们就能够评估自己的资源能力,以设置优先级,并有效地在不同的项目之间切换上下文进行多任务处理。
 
PMO经理还应该有效地管理与共享里程碑、资源和技术相关的项目之间的相互依赖和交互。同时,管理团队也是一项重要的能力。它包括以快速的方式将团队组织起来并获得团队责任的能力,以不连续的方式领导团队,包括为每个团队选择和使用不同的领导风格,并以简洁和正式的方式与团队沟通。
 
组织应该确保他们所有的PMO经理都具备上面列出的能力。组织可制定一份能力标准清单,并用它来评估他们的项目经理,名单上缺乏某些能力的人可能需要培训和发展。这个能力列表也可以在项目经理分配过程中使用。虽然管理、人际关系、个人内部、业务和技术能力对任何项目经理都很重要,但PMO经理尤其应该具备MPM能力。
 
组织文化方面
 
组织文化也是多项目管理整体有效性的另一个强有力的预测因素。以团队为导向的文化培养了承诺、沟通、团队合作和对表现的奖励,从而提高多项目管理的效率。
 
项目承诺应该来自最高管理层,并得到组织各个层次的支持。这种推动承诺的文化鼓励项目团队成员致力于他们的项目,并对项目开发有强烈的贡献感。
 
促进沟通的组织文化也很重要。管理人员应该创造一个工作环境,鼓励组织成员为实现组织内的共同目标而相互交流。这包括创建一种有用的方法,通过这种方法可以在不同的项目之间共享知识和经验,并建立有效的沟通渠道来支持信息和知识的共享。
 
组织文化也应该支持团队合作。企业文化应促进团队合作的强烈意识,并鼓励团队成员通过分享知识和专长,互相帮助和支持。
 
 
多项目管理的三大关键成功因素
 
最后同样重要的是,组织应该创造支持绩效奖励的文化。制定明确的奖励政策,包括制定明确的绩效考核标准,对表现超出预期的员工建立一套认可和赞赏的体系。管理部门还应确保组织的成员对献身的承诺和出色的表现有强烈的奖励意识。
 
跨项目过程和管理项目相互依赖及交互的过程对多项目管理也很重要。由于没有建立跨项目过程的标准,PMO经理可能会开发他们自己的方法。虽然跨项目过程的度量是基于第一阶段的结果开发的,但是其他PMO管理者可能不会使用类似的方法。
 
项目经理的分配、过程和资源分配也不应忽略。项目经理分配工作需要系统的过程和方法,该过程应包括对项目优先级的理解,确定项目要求与项目经理胜任能力之间的匹配,以及对项目经理分配的组织和个人限制的理解。
 
为项目选择合适的项目经理的分配过程非常重要。组织应该提出跨项目过程,这将帮助PMO经理更有效地利用他们的时间,管理项目间的相互依赖和相互作用。此外,组织还应该向PMO管理人员提供合理水平的资源。
 
从资源充足性和可持续性的角度衡量资源配置并不是多项目管理有效性的预测因子,然而由于多项目管理的性质,项目经理可能并不总是拥有充足和可持续的资源,这可能是资源分配的预测效果不显著的原因。
 
重要的是利用现代PMO软件
 
多项目管理是复杂的,如果没有一个好的PMO工具来实现请求-提交-交付实时事务,以保护数据完整性,精确、实时地聚合和显示信息,PMO管理者的效率将大大降低。现代PMO软件如8MSaaS PMO可以提供上述功能,它支持项目组合与项目策略管理,帮助PMO管理者高效地管理项目目标,协作,承诺以及投资。
 
对PMO管理者来说,多项目管理遇到瓶颈期的主要原因是资源过载和项目的优先级排序不当。8MSaaS PMO多项目管理软件能够帮助他们有效应对这两个问题。
 
8MSaaS PMO提供各种资源计划与使用报表,可按照区域、部门、项目以及活动进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况,避免出现资源过载的情况。在项目优先级处理方面,8MSaaS PMO能够帮助你识别风险的概率、风险处理的优先级别及其处理方法。
 
此外,8MSaaS PMO多项目管理软件具有易用性、可靠性和易于集成的产品特征,对于多项目管理和项目组合管理都非常有效。
 
系统能跟踪并行项目,利用中心数据库帮你实时控制这些项目,进而优化团队工作。而且,所有单个项目的信息会实时自动地聚合到 PMO 层,确保数据的实时性、准确性和完整性,提高项目管理效率。
 
结论
 
综上,以团队为导向的组织文化、PMO经理的能力和利用现代PMO软件的有效性是多项目管理整体有效的重要预测因子。企业应利用好这三方关键因素,从实现企业运营价值最大化的目标出发,实现资源优化整合和高效利用,提高项目成功率和收益率。
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